Onze Toolkit

Stap 1

Het plan: een stevig fundament

Het klinkt zo logisch: begin bij de basis. Toch zien we vaak dat organisatoren vol enthousiasme vanuit hun passie voor sport aan de slag gaan, zonder een duidelijk (meerjaren)plan. En juist zo’n plan is cruciaal. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor andere betrokkenen, zoals vergunningverleners, subsidieverstrekkers en sponsoren. Zij committeren zich vaak voor meerdere jaren aan een evenement en willen graag weten welke richting het evenement opgaat en wat de ambities zijn voor de komende jaren.

Zet je visie op papier

Stel jezelf de vraag: waar wil je over (bijvoorbeeld) tien jaar staan met je evenement? Wanneer is het evenement een succes? Leg je koers en ambities daarom vast in een (meer)jarenplan. Hierin beschrijf je voor de komende één tot vijf jaar wat je wilt bereiken, wat het einddoel is en welke stappen je jaarlijks gaat zetten om daar te komen.

Wat hoort er minimaal in een (meer)jarenplan?

Doel: Waarom organiseer je het evenement?
Doelstellingen: Wat wil je bereiken? En vooral: wanneer is het evenement een succes? Dit kan per jaar veranderen, er kan een opbouw / uitbreiding in zitten.
Planning: Maak een goede planning. Niet alleen richting het aankomende evenement, maar ook voor de komende jaren.
Organisatie: Wat is de juridische vorm van je organisatie? Dit kan namelijk van invloed zijn op het wel of niet toekennen van subsidie. Wie zijn erbij betrokken? Zijn er commissies samengesteld en zo ja, wie is er voor welke commissie verantwoordelijk?

Maak een plan: jouw routekaart voor het komende evenement

Na het (meer)jarenplan volgt een plan van aanpak voor het aankomende evenement.

Hierin werk je de praktische zaken uit:

Datum: Leg uit waarom je kiest voor deze datum. Redenen kunnen zijn: andere evenementen in de regio, vakanties of bijvoorbeeld het weer.
Locatie: Waar wil je je evenement organiseren? Welke locatie heb je op het oog en waarom? Denk bijvoorbeeld aan prijs, bereikbaarheid, parkeergelegenheid en veiligheid.
Doelgroep: Op wie richt je je evenement? Dit bepaalt onder andere hoe je deelnemers, bezoekers, vrijwilligers en sponsoren werft. En het bepaalt mede het imago van het evenement. We komen hierop terug in het onderdeel communicatie.
Programma: Geef een overzichtelijk tijdschema van alle wedstrijden en activiteiten. Dit schetst een duidelijk beeld van het evenement.
Side-events: Organiseer je extra activiteiten naast het hoofdprogramma? Benoem deze en geef aan voor welke doelgroepen ze bedoeld zijn.
Vrijwilligers: De inzet van vrijwilligers is cruciaal voor het succes van een evenement. Hoeveel vrijwilligers heb je nodig, voor welke taken en hoe ga je ze werven? De organisatiekracht is ook belangrijk voor sponsoren en partners.
Draaiboek: Wie doet wat, wanneer en waar? Leg alle rollen, verantwoordelijkheden en contactpersonen vast in een draaiboek. Het liefst met een tijdslijn van het evenement zelf.
Promotie: Hoe bereik je deelnemers, bezoekers en partners? Met welke boodschap? En hoe overtuig je ze om deel te nemen?
Budget: Stel een begroting op. Wat zijn de verwachte inkomsten en uitgaven? En hoe groot is het eventuele financiële tekort dat opgevuld moet worden door sponsoren en subsidie?
Onderzoek en evaluatie: Doe onderzoek naar de tevredenheid van bezoekers en deelnemers: wat is hun profiel, hoe hebben ze deelgenomen aan het evenement, hoe hebben ze het evenement ervaren en (eventueel) wat hebben zij uitgegeven? Deze informatie kun je gebruiken als feedback naar de vrijwilligers en opdrachtgevers. Maar misschien wel het belangrijkste, als verbetering van het evenement voor de komende jaren.
Rapportage: Stel na afloop een eindrapport met evaluatie op. Wat ging goed, wat kan beter/anders en geef een doorkijk naar de volgende editie. Belangrijk: deel deze rapportage ook met je partners, sponsoren en subsidieverstrekkers.

Hulp nodig? Wij denken graag met je mee!

Om je kans op subsidies, sponsoring en een succesvol evenement te vergroten, is een sterk visie- en jaarplan essentieel. Sportservice Flevoland helpt je graag bij het opstellen en aanscherpen van jouw plannen. We checken je visie- en jaarplan op volledigheid en haalbaarheid, zodat je goed voorbereid bent op bijvoorbeeld een subsidieverzoek.

Heb je al een (meerjaren)plan? Mail het naar info@sportflevo.nl.
Binnen twee weken ontvang je van ons feedback, tips en suggesties om je plan nóg sterker te maken.

|

Powered by iClicks