Bij het organiseren van een evenement is duidelijke communicatie onmisbaar. Je hebt te maken met verschillende doelgroepen: deelnemers, bezoekers, vrijwilligers, locatiebeheerders, gemeenten, sponsoren en de pers. Hoe beter je communiceert, hoe soepeler je evenement verloopt.
Een communicatieplan helpt je om structuur aan te brengen en overzicht te houden in alles wat je wilt communiceren rondom je evenement. Het dwingt je om vooraf na te denken over wie je wilt bereiken, met welke boodschap, via welke kanalen en op welk moment. Zonder plan loop je het risico dat belangrijke doelgroepen niet of te laat worden geïnformeerd, of dat er onduidelijkheid ontstaat over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Denk bij het opstellen van een communicatieplan aan de volgende onderdelen:
Om je een idee te geven hoe je verschillende doelgroepen kunt bereiken, vind je hieronder een voorbeeld van de inzet van communicatiemiddelen bij een jeugdevenement:
Social media zijn niet meer weg te denken uit de communicatie rondom evenementen. Je gebruikt ze voor promotie, het vergroten van je bereik, het opbouwen van een community en het delen van nieuws. De kracht van social media zit in de zichtbaarheid en interactie met je doelgroep. De kunst bij het inzetten van social media is om online en offline communicatie op elkaar af te stemmen en zo elkaar te versterken.
Enkele tips voor social media:
Zo kan je vooraf inplannen wanneer je wat wil posten. Voor overzicht en een goede spreiding.
Naar welke kanalen (website, formulieren, socials) verwijs je mensen door voor meer informatie?
Maak en deel zelf foto’s en video’s tijdens het evenement en deel ze direct. Beeldmateriaal van de fotograaf kan je achteraf nog delen als terugblik.
Deze testimonials kan je niet alleen direct in je communicatie gebruiken, maar ook later ter promotie van de volgende editie.
Moedig deelnemers aan om actief te zijn op social media en deel hun berichten. Hoe meer interactie, hoe groter het bereik. Bedenk een goede, korte en herkenbare hashtag die jij én je bezoekers kunnen gebruiken.
Dit zorgt voor een groter bereik en is een mooie vorm van tegenprestatie voor hun bijdrage. Ook kun je hen een podium geven met een kort interview en bijvoorbeeld een link naar een bedrijfswebsite.
Probeer eens een bericht te promoten of een social advertentie in te zetten. Zelfs met kleine bedragen kan je al veel bereik creëren.
Meet de resultaten, kijk naar bereik, betrokkenheid en klikken. Stel je ideeën bij als je ziet dat iets niet, of juist wel werkt.
We helpen je graag om de zichtbaarheid van jouw evenement te vergroten. We delen je activiteiten via onze eigen communicatiekanalen (Instagram, Facebook, website, Flevopost) en brengen het onder de aandacht bij ons netwerk van buurtsportcoaches, bedrijven, verenigingen en scholen. Zo vergroot je het bereik en de impact van je evenement.
Wat hebben we van jou nodig?
Om jouw evenement goed onder de aandacht te brengen, ontvangen we graag bruikbaar promotiemateriaal via info@sportflevo.nl. Denk aan een pakkende tekst, rechtenvrije beelden, praktische informatie en (aanmeld)links. Meld je evenement ook aan voor onze evenementenkalender, via het digitale aanmeldformulier op onze website. Alle evenementen op deze kalender worden automatisch door ons meegenomen in onze maandelijkse promotie van sportevenementen.
Vergeet ook niet om je evenement aan te melden bij de lokale VVV, zodat het automatisch op www.visitflevoland.nl verschijnt.
Onze service is gratis, maar we zouden het op prijs stellen als je ons logo vermeldt op de website van je evenement. Zo laten we samen zien dat we Flevoland in beweging brengen!