Naast een goed plan van aanpak is een overzichtelijke begroting minstens zo belangrijk. Hierin maak je duidelijk welke uitgaven en inkomsten je verwacht. Wees zo specifiek mogelijk: breng alle kosten, opbrengsten en de inzet van uren in kaart. Zorg er daarbij voor dat de bedragen ofwel allemaal inclusief óf allemaal exclusief btw vermeld worden om gaten in de uiteindelijke realisatie te voorkomen.
Zeker bij nieuwe evenementen of ambitieuze groeiplannen zien we vaak dat de begroting niet helemaal sluitend (meer) is. Geen probleem, zolang je maar inzichtelijk maakt welk bedrag er nog nodig is om je begroting sluitend te krijgen. Zo laat je aan overheden en sponsoren precies zien waarom je een bepaald bedrag bij hen aanvraagt.
Wil je een subsidie aanvragen bij de overheid? Zorg dan dat je ruim op tijd begint. Elke gemeente en ook de provincie hebben eigen regels en deadlines, dus check deze goed. Het is ook mogelijk om voor meerdere jaren een bijdrage te krijgen. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet je duidelijk maken wat de meerwaarde van het evenement is voor de regio en hoe je de afhankelijkheid van subsidie in de toekomst gaat verminderen. Subsidie is vaak bedoeld als startsteun; uiteindelijk moet het evenement op eigen benen kunnen staan.
Er zit verschil tussen gemeentelijke en provinciale subsidies, en ook tussen gemeenten onderling zijn er dus verschillende regels en richtlijnen. Op www.sportflevo.nl/evenementen/subsidies vind je per gemeente de actuele richtlijnen en voorwaarden. In grote lijnen geldt:
Een andere manier van inkomsten genereren is het zoeken van sponsoren. Sponsoring gaat verder dan alleen een logo op een shirt of het plaatsen van een reclamebord. Bedrijven zijn tegenwoordig kritischer met hun sponsoruitgaven en willen graag weten hoe een samenwerking bijdraagt voor beide partijen. Stel jezelf daarom de vraag wat jij als evenement terug kan doen voor het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan deelname met een businessteam, VIP-uitnodigingen voor sponsoren en hun relaties, of het organiseren van bedrijfsclinics. Vraag ook door naar de uitdagingen en behoeftes van het bedrijf.
Start met zoeken bij lokale en provinciale ondernemingen, maar sluit bedrijven buiten de provincie niet uit. Bieden jullie bedrijfsclinics aan? Ga dan op zoek naar bedrijven die veel waarde hechten aan teamactiviteiten en teambuilding. Met een goed verhaal en aanbod kun je de interesse van bedrijven wekken, zowel binnen als buiten de provincie.
TIP: gebruik andere woorden voor ‘sponsoring’, zoals ‘partnership’ of ‘vriend van’, en kijk ook eens naar andere sectoren zoals ICT, communicatie, horeca of vervoer voor interessante samenwerkingen.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van de begroting, strategie voor sponsorwerving of het voorbereiden van een subsidieaanvraag? Wij denken en schrijven graag met je mee: zowel inhoudelijk als bij het beoordelen of je plannen aansluiten bij de doelen van overheden en subsidieverstrekkers. Zo vergroot je de kans op een succesvolle aanvraag.
Heb je zelf al wat opgesteld? Mail het naar info@sportflevo.nl. Binnen twee weken ontvang je van ons feedback, praktische tips en suggesties om goed beslagen ten ijs te komen.