Algemene Voorwaarden Stimuleringsfonds sportevenementen

Algemene Voorwaarden

• U vraagt de bijdrage aan voor een sportevenement. Een sportevenement is een georganiseerde tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een groep mensen die zich
        daarvoor op een terrein of in een daarvoor ingerichte omgeving bevindt of beweegt.
• Een bijdrage kan alleen worden aangevraagd door een organisatie, vereniging of stichting en nooit door een privépersoon. U kunt één aanvraag doen per organisatie. 
• Deze stimuleringsbijdrage wordt uitsluitend gebruikt ten dienste van het te organiseren sportevenement.
• Mocht het evenement onverhoopt niet doorgaan, dan horen wij dit graag zo spoedig mogelijk na het besluit, maar uiterlijk vier weken voor het evenement. In
        overleg met de organisatie, kunnen wij mogelijk een deel terugvorderen van de niet-gemaakte kosten. 
• In de promotie richting het sportevenement vragen wij om uitingen van ‘Team Flevoland’ en/of ‘Flevoland komt weer in beweging’ te delen. En, wij vragen ook 
        medewerking in de vorm van een interview in een lokale of regionale krant.
• Wij vragen van u als bewijsvoering voor het plaatsvinden van het evenement een kort verslag van het evenement en fotomateriaal. De voorwaarden 
        hieromtrent worden tijdens een intake toegelicht. 
• Dit stimuleringsfonds richt zich niet op het opvangen van inkomstenverlies, maar voor een nadrukkelijk deel op het stimuleren van een extra activiteit of 
        inspanning om het evenement door te laten gaan/corona proof te maken/deelnemers en vrijwilligers te activeren.
• In tegenstelling tot eerdere berichtgeving is het wél mogelijk nogmaals een aanvraag in het stimuleringsfonds te doen. Organisaties die voor het eerst een aanvraag indienen krijgen echter wel
        voorrang.
• De aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.
• Vervolgens vindt een intakegesprek plaats, waarbij u een toelichting kunt geven op de aanvraag. Aan de hand van het intakegesprek wordt de aanvraag inhoudelijk 
        getoetst.

Er zijn twee tranches waarin u een aanvraag kunt doen: de tweede tranche wordt 19 januari om 13.00 uur opengesteld en loopt t/m 23 februari 2022. De eerste tranche liep van 1 maart t/m 23 april 2021 en is ondertussen afgerond.

De aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Vervolgens vindt een intakegesprek plaats, waarbij u een toelichting kunt geven op de aanvraag. Aan de hand van het intakegesprek wordt de aanvraag inhoudelijk getoetst. Na sluiting van de aanvraagperiode beoordeelt een commissie van vier experts welke aanvragen worden toegekend. Dit gebeurt op volgorde van indienen.** Mochten aanvragen worden afgekeurd dan wordt de bovenste/eerste aanvrager op de reservelijst beoordeeld, enz. Door een extra aanvulling van de Provincie Flevoland is het mogelijk om nogmaals een aanvraag in hetzelfde fonds te doen. Organisaties die voor het eerst een aanvraag indienen krijgen echter wel voorrang. 

*   Dreigt het fonds leeg te raken dan geeft Sportservice Flevoland dit tijdig aan op de internetsite. Het is aan de aanvrager of hij/zij alsnog een aanvraag wil indienen. Deze komt dan op  een reservelijst.
** De commissie van Sportservice Flevoland behandelt eerst de binnengekomen aanvragen, op volgorde van binnenkomst, totdat het totale bedrag dat beschikbaar is in het fonds, is aangevraagd.

Periode
Eerste tranche: maandag 1 maart t/m vrijdag 23 april 2021 (afgerond)
Tweede tranche: woensdag 19 januari vanaf 13.00 uur t/m woensdag 23 februari 2022.

Totaal beschikbaar:

Eerste tranche - € 40.500,- 
Aanvulling eerste tranche - € 96.450,-

Tweede tranche - € 31.500,- 
Aanvulling tweede tranche - € 76.000,-

Welk bedrag kan ik aanvragen? 
Voor het toekennen van een stimuleringsbijdrage, hanteren wij de landelijk gebruikelijke categorisering bij vergunningen en subsidies voor evenementen. Dit gebeurt op basis van het aantal bezoekers en deelnemers bij een evenement inclusief alle side-events. Indien van toepassing, een factor bij meerdaagse evenementen. Wij kijken ook naar de aantallen van de eerdere edities en vragen de organisator naar een onderbouwing en tevens welke aantallen in de vergunningaanvraag worden opgenomen. 

Tot maximaal € 2.000,- Kleine sportevenementen – minder dan 1.000 bezoekers/deelnemers.
Tot maximaal € 3.500,- Middelgrote sportevenementen – meer dan 1.000 en minder dan 5.000 bezoekers/deelnemers.
Tot maximaal € 5.000,- Grote sportevenementen – meer dan 5.000 bezoekers/deelnemers.

Er kan dus ook een lagere bijdrage aangevraagd worden. Ook kan in overleg tijdens het intakegesprek besloten worden de aangevraagde bijdrage te verlagen mochten bijvoorbeeld de kosten lager zijn. De minimale aanvraag is € 500,-. Dit vanwege de kosten die wij maken (intakegesprek, administratiekosten).

Aanvraagprocedure
Tweede tranche: woensdag 19 januari vanaf 13.00 uur t/m woensdag 23 februari 2022.

Stap 1
Op woensdag 19 januari 2022 komt op de internetsite www.sportflevo.nl een aanvraagformulier beschikbaar. Dit formulier is digitaal en kan ook digitaal worden verzonden. Wanneer de aanvrager het gehele formulier heeft ingevuld (compleet), en akkoord is gegaan met de voorwaarden, kan op ’verzenden’ worden geklikt. Er verschijnt een bericht wanneer de aanvraag succesvol is ingediend.

Stap 2
Het aanvraagformulier komt vervolgens digitaal bij Sportservice Flevoland binnen. Op volgorde van binnenkomst behandelen medewerkers van Sportservice Flevoland de aanvraag. Sportservice Flevoland neemt binnen vier werkdagen, telefonisch of per mail, contact op met de aanvrager voor het inplannen van een intakegesprek.

Stap 3
Er wordt binnen twee weken een online intakegesprek ingepland via videobellen. Tijdens dit intakegesprek wordt het formulier besproken door een projectleider van Sportservice Flevoland. Er wordt om een toelichting gevraagd over de bestemming van het stimuleringsbudget.  

Beoordeling en afhandeling

Stap 4
Naar aanleiding van het aanvraagformulier en het intakegesprek, wordt door de commissie van Sportservice Flevoland beoordeeld of de bijdrage wordt toegekend uit het Stimuleringsfonds voor sportevenementen. Hierover krijgt u uiterlijk half maart 2022 van ons bericht.

Weigeren van de bijdrage: als u een aanvraag voor een bijdrage uit het stimuleringsfonds heeft gedaan, gaat Sportservice Flevoland bekijken of u daar ook daadwerkelijk voor in aanmerking komt. Redenen om de aanvraag in ieder geval te weigeren zijn:

• als er reden is om aan te nemen dat de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;
• als er reden is om aan te nemen dat de aanvrager niet zal voldoen aan de verplichtingen;
• als er reden is om aan te nemen dat de aanvrager niet op de juiste manier verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden  uitgaven.

Stap 5
Indien een bijdrage wordt toegekend, wordt het bedrag naar het opgegeven rekeningnummer  overgemaakt. Vervolgens krijgt u van ons een tool-kit met de promotiemiddelen toegestuurd voor de campagne ‘Team Flevoland’ en/of ‘Flevoland komt weer in beweging’. Wij verzoeken u deze mee te nemen in de promotie-uitingen van uw evenement.

Stap 6 
Na afloop van het evenement vragen wij u een kort verslag te sturen over hoe het evenement is verlopen, inclusief een persbericht en fotomateriaal. Mocht het evenement onverhoopt niet doorgaan, dan horen wij dat graag uiterlijk vier weken voor aanvang van het evenement.