Vrijwilligersmanagement bij (grote) sportevenementen

sportflevo.nl - Vrijwilligersmanagement EK atletiek.jpg

Goed inzetten van vrijwilligers is cruciaal voor het succes van een sportevenement. Hoe organiseer je vrijwilligersmanagement? Alles over aanpak van werving, training, planning en de voordelen van het werken met een innovatieve app.

Bij de organisatie van grote sportevenementen is vaak een sleutelrol weggelegd voor vrijwilligers. Zo ook bij het EK Atletiek dat in de zomer van 2106 in Amsterdam plaatsvond. Kenniscentrum Sport interviewt Yvon Roelofs van management- en adviesbureau Sportyv, dat verantwoordelijk was voor het vrijwilligersmanagement. Yvon legt stap voor stap uit hoe “Team Volunteers” aan de slag ging met maar liefst 1.750 EK-vrijwilligers.

Strategie voor vrijwilligersmanagement

Ruim anderhalf jaar voor de start van het event begon Yvon al met het schrijven van een strategie voor het vrijwilligersmanagement. Ervaringen in vrijwilligersmanagement bij andere evenementen (zoals European Youth Olympic Festival Utrecht 2013 en internationale zwemevenementen) waren waardevolle input. In de strategie werden de uitgangspunten voor vrijwilligersmanagement vastgelegd. Bijvoorbeeld:

  • Vrijwilligers moesten gedurende het EK ten minste één shift per dag beschikbaar zijn
  • Vrijwilligers moesten minimaal 16 jaar oud zijn en Nederlands of Engels spreken

Uit inventarisatie van functies en aantallen bleek dat in totaal 1.750 vrijwilligers nodig zouden zijn. Er werden 19 verschillende functieprofielen onderscheiden, waarvoor geïnteresseerden al bij aanmelding hun voorkeur konden aangeven. De uitgangspunten en tegenprestaties voor de vrijwilligers werden van begin af aan helder gecommuniceerd:

  • een kledingpakket inclusief schoenen
  • vrijkaartjes
  • eten en drinken
  • een certificaat
  • reis- en verblijfkosten werden niet vergoed

Werving van vrijwilligers

Exact één jaar voor het startsein van het EK Atletiek, startte de vrijwilligerswerving. Op dat moment al 300 vrijwilligers zich gemeld via de EK-website. Zij kwamen op een wachtlijst, en kort voordat de vrijwilligersfuncties voor iedereen online kwamen te staan, kregen zij al de kans om zich officieel aan te melden. Dat was een mooie eerste stap om vrijwilligers het gevoel te geven dat zij een bevoorrechte positie vervullen, aldus Yvon.

Voor het volledige artikel klik hier.

Bron: Alles over Sport